办公自动化系统经过多年的发展，经历了个人办公-网络办公-业务协同几个阶段：
1.个人办公：
    以个人电脑以及Office软件为代表的办公软件代替手工作业的过程。
2.网络办公：
    以电子邮件、信息发布技术，实现通用办公业务，包括待办事宜、通知、电子论坛、报告审批、督办、公文处理、信息发布等通用的办公模块，有效地提高了日常办公的效率。系统的应用使企业用户逐渐从单机作业模式转变到联网无纸化模式。
3.业务协同：
    经过多年的企业管理模式分析，我们在日常办公的基础上开始了业务协同的研发工作，利用先进的工作流技术，设计了公文处理、人力资源管理、项目管理、固定资产管理、行政管理等多个业务管理流程，将占据机构各部门约80%时间的业务流程实现电子化，电子化办公开始成为现实，促进企业建立规范的管理体系。

我们认为，协同办公系统作为机构中必不可少的一个应用系统，它应该担当如下的角色：
1. 网络化的信息发布平台
    协同办公系统首先应该是机构的办公信息发布平台，机构的公告、规章制度、文件、通知等，都能够通过协同办公系统网络迅速地让机构员工获得，无论是总部员工，还是外地的办事处，甚至是海外的分支机构，都能够第一时间了解机构的动态，理解机构的经营策略、指导思想，从而步调一致地安排部门以及个人的工作，这是机构实现高效协同的前提。网络化的信息发布平台不仅仅是指办公室的计算机这种单一渠道，而应该包括常用的现代通讯工具与方式，例如移动电脑、手机短信息、PDA、WAP等，机构的协同信息服务才可以保证“Any Time ,Any Where”都畅通无阻。
2. 协同的业务流程管理平台
    协同办公系统的应用面最广的，也是用户一致认可的，就是工作流的应用，也就是各种业务流程审批电子化、无纸化，一谈到OA(办公自动化)，许多用户首先想到的就是收文、发文、签报、请休假申请、预算申请、物品领用等等各种流程。毋庸置疑，业务流程电子化将会给机构带来办公方式的革命，它使机构的过程管理更规范、更透明，绩效考核更容易量化，工作效率提高，办公成本下降。在协同时代，工作流应用被赋予了更多的使命，我们认为，协同办公系统，应该是一个业务流程管理(Bussinese Process Management)的平台，它不是若干个电子审批流的简单组合，而应该对机构的组织架构、部门职责、业务活动进行深入的分析，流程与流程之间应该是协同的、有机的，存在着大量的信息交互以及流程整合。因此，优秀的协同的业务流程管理应该支持复杂组织架构以及岗位设置、灵活配置业务流程、可视化表单设计等技术要求，应该建立统一的组织岗位用户信息库，采用统一的工作流引擎以及技术，制定统一的数据交换接口，才能满足跨业务流程的整合需求，适应新业务的变化而快速调整。
3. 畅通的交流讨论平台
    交流讨论包括电子邮件、论坛（BBS）、实时消息（IM，例如MSN，QQ）、视频会议等多种方式的沟通平台，及时有效的沟通是高效协同的一种表现，通过低成本的、快捷的沟通渠道，机构可以建立敏捷的反应机制，充分发挥知识共享的优势，广开言路，提升机构的监控能力，执行能力，创新能力。